Als werkgever wil je je medewerkers een gezonde werkplek bieden — thuis én op kantoor. Maar hoe regel je dat zonder fiscale verrassingen? De werkkostenregeling (WKR) en de arbo-vrijstelling bieden samen meer ruimte dan veel ondernemers denken. In deze gids leggen we het helder uit.
Let op: dit is een algemene toelichting, geen fiscaal advies. Stem je exacte situatie af met je administrateur of de Belastingdienst.
Wat is de werkkostenregeling kort gezegd?
Via de WKR mag je als werkgever een deel van je loonsom belastingvrij besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel — de zogeheten 'vrije ruimte'. Daarbovenop bestaan er gerichte vrijstellingen: kostenposten die je onbeperkt belastingvrij mag vergoeden zonder dat ze de vrije ruimte opsnoepen.
Ergonomisch meubilair valt buiten de vrije ruimte
Dit is het cruciale punt: een ergonomisch zit-stabureau en een goede bureaustoel vallen onder de arbovoorzieningen. Die kun je volledig en gericht vrijgesteld verstrekken — ze gaan dus niet ten koste van je vrije ruimte. Voorwaarde is dat ze passen binnen je arbobeleid en bijdragen aan een gezonde werkplek, zoals de Arbowet vereist (zie onze gids over de ARBO-wet en thuiswerken).
Met andere woorden: je faciliteert een gezonde werkplek, voldoet aan je wettelijke zorgplicht én houdt je vrije ruimte vrij voor andere zaken zoals een kerstpakket of een teamuitje.
Verstrekken of vergoeden — wat is slimmer?
- Verstrekken (in bruikleen): het meubilair blijft eigendom van het bedrijf. Handig voor de boekhouding en bij personeelsverloop.
- Vergoeden: de medewerker koopt zelf en declareert. Simpel, en de medewerker is eigenaar.
Beide kunnen gericht vrijgesteld, mits het om arbo-verantwoorde middelen gaat. Voor de bureaustoel let je op de NPR 1813-norm als kwaliteitsanker.
De zakelijke winst: minder verzuim
Naast het fiscale voordeel is er een hardere business case: rug- en nekklachten zijn een belangrijke oorzaak van ziekteverzuim onder kantoorpersoneel. Eén dag verzuim kost al snel meer dan een gecertificeerde stoel. Investeren in ergonomie is daarmee geen kostenpost maar verzuimpreventie.
Zo regel je het zonder gedoe
Wij leveren zakelijke bestellingen op factuur, met de mogelijkheid van levering en montage op meerdere (thuis)adressen. Eén offerte op naam van het bedrijf, scherp geprijsd (tot 30% onder de showroom), en je hele team zit goed. Bekijk de zakelijke mogelijkheden of vraag een vrijblijvende offerte aan.
Kort samengevat
Ergonomisch meubilair verstrek je als werkgever gericht vrijgesteld — buiten de WKR-vrije ruimte om. Je voldoet aan je arbo-zorgplicht, bespaart op verzuim en houdt je vrije ruimte intact. Fiscaal aantrekkelijk en zakelijk verstandig.